Zwei Männer sitzen am Tisch und arbeiten gemeinsam mit ihrem iPad an ihrem Businessplan für ihre Gastronomie.

Businessplan für die Gastronomie erstellen – der wichtige Grundstein zur Existenzgründung

Ein eigenes Café mit Cupcakes und Live-Musik, ein Restaurant für exklusive Molekularküche oder die gemütlichste aller Fußballkneipen: Wer von einem eigenen Betrieb in der Gastronomie träumt, kann aus solchen Geschäftsideen die schönsten Luftschlösser bauen. In den Medien wird ein Gründer immer als cooler Revolutionär verkauft. Aber die wenigsten Entrepreneure entsprechen diesem Klischee. Am Ende ist ein solider, durchdachter Plan wichtiger als die coole Hipster-Nischenidee. Das heißt, damit aus solchen Phantasien sich eine erfolgreich eröffnetes Restaurant entwickelt, muss zuerst ein solider Businessplan erstellt werden. Das Gute daran: Den Businessplan für die eigene Gastronomie schreiben die Gründer nicht nur für die Bank, sondern vor allem für sich selber! Denn hier zeigt sich schonungslos, ob eine tolle Idee auch einem Realitätscheck Stand hält. Steht der Businessplan, steht das Fundament – und das gibt ein gutes Gefühl und Sicherheit, um aus dem Business-Wunsch erfolgreich Wirklichkeit werden zu lassen.

Doch wie ist ein Businessplan zu erstellen? Welche Inhalte umfasst dieser? Damit der Traum vom eigenen Gastronomie-Betrieb kein Luftschloss bleibt, finden Sie hier grundlegende Informationen zu Thema – bspw. was ist ein Businessplan? - sowie eine Übersicht an hilfreichen Tipps und Tricks, um Ihren Businessplan optimal aufbauen zu können.

Sprungmarken:
1.    Was ist ein Businessplan?
2.    Wozu wird ein Businessplan in der Gastronomie benötigt?
3.    Businessplan schreiben -  Die 10 fundamentalen Inhalte
4.    Businessplan erstellen – Wo und wie bekommt man Vorlagen & Inspiration?


Was ist ein Businessplan?

Einsteigend erstmal die grundlegende Frage – Was ist ein Businessplan? Ein Business- oder Geschäftsplan ist wie ein gutes Rezept – nur eben nicht für Cocktails oder Cupcakes, sondern für einen ganzen Betrieb. Länger ist er auch: Auf mindestens 10 Seiten sollte ein guter Businessplan und dessen Inhalt schon kommen, um eine Geschäftsidee und die Schritte der Existenzgründung möglichst umfassend und präzise zu beschreiben. Zu detailliert darf es aber auch nicht werden: Man muss den Inhalt schließlich noch in angemessener Zeit präsentieren oder lesen können. Je nach Branche baut sich ein vollständiger Businessplan in unterschiedliche Teilpläne auf. Wichtige Elemente eines Businessplan in der Gastronomie sind ein Finanzplan, Erläuterungen zum Marketing und ein Personalplan, aber auch eine Einschätzung des Standortes sowie der Chancen und Risiken, um nur einige Beispiele zu nennen. Je nachdem, ob ein solcher Plan zur Präsentation nach außen gebraucht wird, z.B. zur Kapitalbeschaffung oder um Fördermittel zu beantragen, oder nur für interne Zwecke, zum Beispiel zur Kommunikation und Abstimmung mit Partnern und Mitarbeitern, muss er mehr oder weniger ins Detail gehen und Strukturen erläutern.

Junger Mann steht in einer Gastronomie und ist dabei einen Businessplan zu schreiben

Wozu wird ein Businessplan in der Gastronomie benötigt?

Ein solider Businessplan und dessen Inhalt erfüllt gleich mehrere Zwecke. Einerseits ist er für Existenzgründer eine Gelegenheit, sich genauestens mit Chancen und Risiken des eigenen Gastronomie-Betriebs auseinanderzusetzen, sich schon vorab umfassende Informationen einzuholen und alle wichtigen Schritte auf dem Weg zur Existenzgründung zu durchdenken. Andererseits ist es auch notwendig einen Businessplan für die eigene Gastronomie zu erstellen, um sich beim Gründen Unterstützung an Bord zu holen: Ob aktive Partner oder Investoren und Kreditgeber, sie alle müssen von einer Geschäftsidee überzeugt werden. Einen wasserdichten Businessplan zu erstellen ist die Basis, um allen Beteiligten genau aufzuzeigen, worauf sie sich einlassen und wie gut ein Gründer seine Ideen mit der Realität abgeglichen hat. Nur so können Banken oder andere Geldgeber einschätzen, ob ein Konzept oder Unternehmen überhaupt rentabel sein wird und sich die Finanzierung lohnt.

Darüber hinaus ist aber ein Businessplan für die Gastronomie nicht nur vor der Realisierung eines eigenen Betriebes wichtig: Auch nach der Eröffnung und für laufende Cafés, Restaurants oder Cateringfirmen bleibt er ein unverzichtbares Instrument der Kontrolle. Anhand des Businessplans lässt sich immer wieder prüfen, ob die Schritte auf dem Weg zum Erfolg tatsächlich eingehalten und wichtige Meilensteine erreicht wurden, in welchen Geschäftsbereichen es noch hakt und wo nachkorrigiert werden muss. Er bleibt für alle Beteiligten die Grundlage für Verhandlungen und Abmachungen. Selbst für etablierte, gut laufende Gastronomie-Betriebe kann es plötzlich interessant sein einen Businessplan zu schreiben, wenn sich etwas ändert: Ein neues Küchen-Konzept, ein Besitzerwechsel oder einfach nur ein großer Umbau brauchen strukturiertes Vorgehen und Erfolgskontrolle. Von einem Businessplan profitiert der Betrieb auch in diesem Fall.


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Businessplan schreiben - Die 10 fundamentalen Bausteine

Wie umfangreich ein Businessplan in der Gastronomie sein muss und welche Teilpläne und Kapitel beim Erstellen unbedingt dazu gehören, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Ein Businessplan zur Existenzgründung braucht mehr und andere Erläuterungen als der Plan für ein schon laufendes Restaurant, das saniert werden soll. Geht es nur um die Optimierung interner Abläufe, müssen andere Schwerpunkte gesetzt werden als bei Verhandlungen mit potentiellen Investoren. In jedem Businessplan sollten sich dabei gewisse Inhalte immer widerspiegeln:

1. Zusammenfassung – Vorhaben umfassend und präzise beschreiben

Gourmet-Restaurant oder Streetfood-Truck? Die Zusammenfassung der Geschäftsidee bzw. des Konzeptes ist das Aushängeschild des Businessplans Ihrer geplanten Gastronomie. Nicht selten kommt es vor, dass ein Kapitalgeber auf diesen Teil den meisten Wert legt. Ein Existenzgründer daher einsteigend in dem Businessplan erst einmal eine präziser, knappen Zusammenfassung schreiben, was er überhaupt plant und warum seine Idee eine Chance hat. Dieser Teil wird Executive Summary genannt. Wichtig ist, sich kurz und knapp und so prägnant wie möglich vorzustellen.

Hier sollen folgende Kernfragen kurz auf den Punkt gebracht werden:

  • Was ist das Besondere an Ihnen und Ihrem Konzept?
  • Warum haben gerade Sie eine Chance auf dem Markt?
  • Wie machen Sie sich und Ihr Restaurant durch geschickte Marketingmaßnahmen zum neuen Hotspot der Stadt?

Der Leser muss durch die Zusammenfassung neugierig auf das Konzept gemacht werden, denn nur dann wird der Businessplan überhaupt gelesen.

Das heißt: Das Beste gibt es NICHT zum Schluss, sondern direkt am Anfang!

Nach der Darlegung der Zusammenfassung sollte der Businessplan zu Ihrer Gastronomie auf verschiedene Teilbereich aufbauen: Finanzen, Marketing, Personal, Standort, Chancen & Risiken.

 

Männer und Frauen sitzen um einen Tisch um diskutieren über den Businessplan Ihrer Gastronomie

 

2. Vorstellung der Gründerperson

Sie sind sich sicher, dass Sie das Zeug zum Gründer haben. Perfekt! Jetzt gilt es nur noch den Kapitalgeber davon zu überzeugen. Die Glaubwürdigkeit ist das A und O. Spätestens im persönlichen Gespräch werden hier alle Unstimmigkeiten gnadenlos aufgedeckt.  Und keiner erwartet, dass ein Gründer perfekt ist und alles wissen muss. Stellen Sie lieber Ihr Engagement in den Vordergrund, und zeigen Sie, dass Sie sich bereits in der Vergangenheit neues Wissen schnell aneignen konnten.

Diese Fragen helfen diesen Teil des Businessplans zu Ihrer Gastronomie strukturiert aufbauen zu können:

  • Was ist Ihr Gründungsmotiv und warum funktioniert die Idee nur mit Ihnen?
  • Welche Erfahrungen haben Sie bereits in der Gastronomie gesammelt?
  • Haben Sie besondere Qualifizierungen oder beispielsweise Auslandsjobs, die Sie besonders auszeichnen?
    - Sind Sie „branchenfremd“ - warum brennen Sie für Ihre gastronomische Idee?
    - Es ist nicht zwingend ein Nachteil als „Nicht-Gastronom“ ein Restaurant zu eröffnen. Stellen Sie einfach Ihre Fähigkeiten heraus und erklären Sie, woher Sie Ihr fehlendes Know-How beziehen.
  • Bei existierenden Betrieben können Sie neben sich auch über ihr Team und dessen Kompetenzen in diesem Part des Businessplans schreiben

3. Geschäftsidee & Konzept – Überzeugend mit Alleinstellungsmerkmal

Für alle, die bereits in der Konzeptphase vor dem Businessplan fleißig waren, ist der Part des Gründungs-Konzeptes schnell erledigt. Der Businessplan wird mit dem Ziel erstellt, das geplante gastronomische Konzept gut zu verkaufen. Ihre Alleinstellungsmerkmale – Ihre USPs – sollen hier in den Vordergrund gerückt werden:

  • Was sind Ihre Ziele?
  • Was ist Ihr konkretes Vorhaben?
  • Wer ist Ihre Zielgruppe?
  • Gibt es Produkte oder Gerichte, die kein anderer im Umkreis verkauft?
  • Ist Ihre Raumgestaltung so einzigartig und besonders, dass sie Ihre Gäste zum Bleiben verführt?

4. Wettbewerbs- & Marktanalyse – Wie ist die aktuelle Lage auf dem Markt?

Die einzelnen Teile des Businessplans bauen aufeinander auf. Nachdem der Leser in dem bisherigen Inhalt des Businessplans erfahren hat, wer Sie sind, und was Ihre Idee so besonders macht, müssen Sie nun Ihre Konkurrenz genau unter die Lupe nehmen.  Wichtig ist vor der Existenzgründung ein Überblick über aktuelles Geschehen am Markt, die Konkurrenz, potentielle Kunden als Zielgruppe und Ressourcen – umso genauer und konkreter, wenn schon ein Standort und Lokal ausgewählt ist. Folgende können Sie sich hier stellen, um diesen Teil des Businessplans zu Ihrer geplanten Gastronomie strukturiert schreiben zu können:

  • Gibt es bereits ein Restaurant mit ähnlichem Speiseangebot?
  • Worin unterscheiden Sie sich mit Ihrem Angebot?
  • Gibt es Städte oder Stadtteile, die bereits ein Überangebot haben? Wenn ja, dann sollte dies auch erwähnt werden – und warum dies für ihren Erfolg kein Problem darstellt.

Ein Beispiel: In Ihrer Stadt gibt es fünf Restaurants. Sie planen ein italienisches Restaurant zu eröffnen. Jedoch gibt es bereits eine Trattoria, die phantastisch läuft, sowie einen Pizza-Lieferservice. Macht die Eröffnung eines dritten Italieners in diesem Stadtteil Sinn? Sollte vielleicht ein anderer Standortort zur Gastronomiegründung oder ein anderes Konzept gewählt werden? 

Bei diesem Punkt gilt: Desto besser Sie den Markt kennen, umso besser können Sie Ihre Chancen selbst einschätzen. Dafür hilft es manchmal auch, sich einfach einen Tag vor ein Geschäft der zukünftigen Konkurrenz zu setzen und Kunden zu zählen. Mit Freunden im Gepäck kann auch das auch viel Spaß machen.

5. Erstellung eines Marketingsplans –  Das Konzept für Werbung & Preiskalkulation

Sie haben das beste und leckerste Angebot in der Stadt! Jetzt muss das aber auch jeder erfahren. Ohne ein ausgeklügeltes Marketing wird es sehr lange dauern, bis sich dies auch herumgesprochen hat. Daher ist auch der Marketingplan ein wesentlicher Businessplan-Inhalt, in dem der perfekte Marketingmix für die entsprechenden Zielgruppen gestaltet wird. Welche Fragen sollten Sie sich hier stellen, wenn Sie den Marketingplan als Teils des Businessplans erstellen? Hier ein paar Anregungen:

  • Welche Kunden möchten Sie ansprechen?
  • Über welche Kanäle funktioniert das am besten?
  • Flyer und Werbung in Anzeigenblättern
  • Oder lieber online?

Gerade bei jüngerem Publikum ist Instagram und Facebook mittlerweile Informationsquelle  Nummer 1. Hier könnte man durch das Einbeziehen von lokalen Influencern und Bloggern noch schneller eine große Reichweite erzielen.

Aber nicht nur die klassische Werbung sollte als Marketing in dem Businessplan aufgebaut werden, sondern auch Versprechen Ihres Betriebes gegenüber den Kunden. Denn neben Geschmack rückt auch ein soziales Engagement immer weiter in den Vordergrund.

Diese und ähnliche Faktoren sind das Besondere für den Gast. Wichtig ist hierbei das Gesamtkonzept im Blick zu haben: Würde ein besonders ökologischer und nachhaltiger Betrieb mit einer Vielzahl von Printmedien arbeiten? Natürlich nicht! Das widerspräche der eigenen Philosophie des Restaurants und würde sehr unglaubhaft wirken. Hier bieten sich alternative Werbemittel, wie z.B. Guerilla Marketing an.

Tipp: Durch das Herausarbeiten der Alleinstellungsmerkmale und Besonderheiten können Sie eine echte Marke im Rahmen des Businessplans aufbauen. Von dieser leiten sich dann alle Marketingmaßnahmen ab.

6. Personal & Organisation – Wie wird die Gastronomie geführt und organisiert?

Ein guter Gründer muss nicht alles können - Aber er muss wissen, wer ihm helfen kann. Daher sollten Sie sich in diesem Teil des Businessplans zur Ihrer Gastronomie realistisch selbsteinschätzen, damit Sie wissen wo sie kompetentes Personal benötigen. Hier ist Ehrlichkeit mit sich selbst wichtig:

  • Was sind Ihre Stärken, was sind Ihre Schwächen?
  • Was können Sie auf keinem Fall selbst erledigen?
  • Wer ergänzt Sie optimal in der Gründungsphase?
  • Wen benötigen Sie für den laufenden Betrieb?
  • Welche weiteren Kompetenzen sind für das Unternehmen erforderlich?

Ein Beispiel: Ist beispielsweise der Gründer kein Koch, dann sollte zur Küchenplanung ein Gastroberater oder erfahrener Koch hinzu gezogen werden. Durch geschickte Planung der Kücheneinrichtung können viele Arbeitsschritte optimiert werden. Der laufende Betrieb wird dann von Ihrem Koch geleitet. Sie kümmern sich um Bestellungen, Personalplanung und administrative Themen. Arbeitsteilung erleichtert das Leben!

An dieser Stelle des Businessplan zur eigenen Gastronomie erstellen Sie die erste Personalplanung: Wie viele Mitarbeiter benötigen Sie ab Tag eins? Wie wird der Personalbedarf sich perspektivisch weiterentwickeln? Hierbei ist es ratsam sich früh auf die Suche nach passendem Personal zu begeben, denn vor allem in der Gastronomie werden Mitarbeiter händeringend gesucht.

Tipp: Helfen können lokale Gastrogruppen in den sozialen Medien, die sich auf Gastrojobs spezialisiert haben. Natürlich können Sie auch die Bundesagentur für Arbeit zu Rate ziehen.

Businessplan Gastronomie - Frauen und Männer sitzen an einem langen Tisch und prosten sich zu mit Weingläser während ein Selfie erstellt wird

7. Rechtsform – Wie soll die Gastronomie geführt werden?

Bevor Sie diesen Teil des Busniessplans schreiben können, müssen Sie zunächst eine zentrale Frage zu beantworten: „Starte ich alleine in die Selbstständigkeit oder im Team?“ Kommt für Sie die Kooperation in Form eines Franchise in Frage? Diese Fragen ist für die Wahl der Rechtsform entscheidend. Darüber hinaus spielen die Aspekte Kapitalplanung sowie die Haftung – bspw. was passiert, wenn man wirklich die Kreditrate nicht mehr bedienen kann? - eine wichtige Rolle, wenn Sie den Businessplan zu Ihrer Gastronomie erstellen.

Da dieses Thema sehr komplex ist und weitreichende Folgen hat, ist es dringend zu empfehlen, sich hierfür an einen professionellen Betriebsberater oder einen Rechtsanwalt zu wenden. Außerdem gibt es unterschiedliche öffentliche Institutionen, welche Gründer bei der Wahl der richtigen Rechtsform unterstützen.

Informieren Sie sich umfassend in unserem Blogbeitrag zu den verschiedenen Rechtsformen einer Gastronomie. Hier geben wir Ihnen einen Überblick über alle Rechtsformen – das erspart Ihnen aber nicht den Gang zu einem Profi!

8. Chancen & Risiken – Einschätzung & Aufzeigen alternativer Handlungsmöglichkeiten

Je größer die Chancen, desto größer die Risiken. Das wissen auch potentielle Kapitalgeber. Daher ist es falsch, zu behaupten es gäbe keine Risiken. Viel wichtiger ist es, diese zu erkennen und realistisch einzuschätzen. Daher komplettiert ein Businessplan auch die Einschätzung des Risikos nach möglichen Szenarien: Was kann im Worst-Case-Szenario passieren – und was ist im besten? Im Zuge der aufgezeigten Risiken sollten – um auch die Banken von der Geschäftsidee zu überzeugen – Sie daher alternative Handlungsmöglichkeiten und Korrekturen für diese Fälle im Rahmen des Businessplans für Ihre Gastronomie erstellen.

 

businessplan-header-668x267Businessplan erstellen - Junger Mann steht hinter einem Tresen in einer Gastronomie und lehnt sich darauf mit verschränkten Armen

 

9. Finanzierung – Wie sind die Erwartungen zu Umsatz, Gewinne, Ausgaben & Kapitalbedarf?

Der nächste Punkt des Businessplans ist besonders bedeutend: Die Finanzplanung. Für die Banken ist die Finanzierung das Herzstück des Businessplans, den Sie aufbauen. Hier sollten Sie mit möglichst konkret und realistischen Zahlen folgende Aspekte beleuchten:

  • Wie realistisch sind die Schätzungen der Ausgaben und Einnahmen?
  • Wie hoch ist der mögliche Mindestumsatz im Worst-Case?
  • Können dann noch alle Kosten gedeckt und die Gehälter gezahlt werden
  • Was sind die veranschlagten privaten Ausgaben?

Es wird klar, dass um diesen Teil des Businessplans zu schreiben ein guter Durchblick in Sachen Buchhaltung von Nöten ist. Grundlage der Finanzierungsplanung bilden die Privatausgaben und die betrieblichen Kosten. Bei den betrieblichen Ausgaben und vor allem bei den Einnahmen ist eine eher pessimistische Einschätzung der richtige Weg.

Was viele Gründer bei den privaten Ausgaben überschätzen ist die Möglichkeit, die eigenen Ausgaben und Ansprüche extrem herunterzufahren. Dies funktioniert in den wenigsten Fällen.

Tipp: Lieber großzügig planen, dann kippen die Finanzierungen nicht gleich bei der ersten Geschäftsflaute.

 

Die Bestandteile des Finanzierungsteils – Folgende Inhalte sollten Sie in dem Businessplan aufbauen:

  1. Investitionsplan
  2. Finanzierungsplan
  3. Sicherheiten
  4. Kapitaldienst
  5. Privatausgaben
  6. Berechnung des notwendigen Mindestumsatzes
  7. Berechnung des möglichen Umsatzes
  8. Rentabilitätsvorschau
  9. Umsatzplanung
  10. Betriebsmittelbedarf
  11. Liquiditätsplanung

Auch wenn Sie den Teil der Finanzierung in Ihrem Businessplan erstellen, sollten Sie sich einen Fachmann hinzuziehen, da es sich bei der Finanzierung um ein äußerst komplexes Sachgebiet handelt. Holen Sie sich in unserem Blog Informationen und Tipps zu dem Gespräch mit der Bank zum Thema Finanzierung.

Tipp: Die IHK oder auch die DEHOGA bieten kostenlose Finanzierungsberatungen an.

10. Anlagen – Zeugnisse, Urkunden & weitere relevante Dokumente

Ihren Businessplan zur eigenen Gastronomie runden Sie ab mit dem Kapitel: Analgen. Hier sind Zeugnisse, Urkunden und andere wichtige Dokumente anzufügen, die alle relevanten Informationen beinhalten und als Nachweise dienen.

Grundsätzlich ist es ratsam, die Erstellung eines Businessplans von einer öffentlichen Institution (z.B. die Gründerwerkstatt oder die IHK) oder einem Betriebsberater begleiten zu lassen, da etwaige Fehleinschätzungen weitreichende Folgen nach sich ziehen können. Hat man aber eine solide Planung in dem Businessplan erstellt, dann steht einer erfolgreichen Finanzierung und einem baldigen Start in die Selbstständigkeit nichts mehr im Wege.

Der Zeitraum, den der Businessplan abdecken muss, kann variieren. Speziell für ein Restaurant oder Café sind mehrere Jahre nötig: In der Anfangsphase sind noch kaum Gewinne zu erwarten und die Ausgaben hoch. Der Wettbewerb ist hart. Viele mangelhaft geplante Betriebe überleben das erste Jahr nicht. Mit einem guten Businessplan entwickelt ein Gründer erstens eine Strategie, um Anfangsschwierigkeiten und Hindernisse zu meistern und seinem Unternehmen den bestmöglichen Start zu garantieren und schätzt zweitens auch ab, wann es aufwärts geht – oder wann notfalls die Reißleine gezogen werden muss. Das gibt Sicherheit für Kreditgeber, aber auch sich selbst.

Businessplan für Gastronomie erstellen - Junger Mann lehnt vor einer Theke

Businessplan erstellen – Wo und wie bekommt man Vorlagen & Inspiration?

Wer sich als Existenzgründer selbstständig an das Erstellen eines Businessplans machen will, findet eine breite Auswahl an Ratgebern, Tipps und Vorlagen zum Thema Businessplan schreiben, auch speziell für das Beispiel eines Gastronomie-Betriebes. Vor allem das Internet hat jede Menge Angebote parat – viele davon als kostenlose Muster zum Download. Franchise-Geber helfen mit eigenen Businessplänen bei der Gründung, die man sich als Beispiel auch anschauen kann. Wer kein Experte in Sachen Betriebswirtschaft, Marketing, Steuern und Finanzen ist, sollte sich mindestens für diese Kapitel aber professionelle Beratung ins Boot holen und Tipps geben lassen, bevor es an das Businessplan-Erstellen geht. Auch darüber hinaus empfiehlt es sich, die eigenen Ideen und Konzepte schon vorab Freunden, Partnern oder anderen Vertrauenspersonen vorzustellen und von ihnen auf Herz und Nieren prüfen zu lassen. Am Ende muss ein Businessplan Kreditgeber und Förderer überzeugen können: Ein zweites und drittes Paar Augen für den Feinschliff sind da unabdingbar und hilft, peinliche Fehler auszumerzen. Nicht zu vernachlässigen ist auch die optische Präsentation des Businessplans. Die erste Idee fürs eigene Café ist vielleicht noch auf einen Bierdeckel gekritzelt – fürs Interview mit dem Bankberater sollte man den Businessplan dann aber in professioneller Form aufbauen. Ein einheitliches Layout mit ansprechenden Farben und übersichtlichen Formaten ist sowohl für gedruckte Dokumente als auch Präsentationsfolien Pflicht. Denn letztendlich zeigt auch das: Hier hat sich jemand Gedanken gemacht, ist mit vollem Engagement dabei und ist bereit, Energie und Zeit in sein Geschäftsmodell zu stecken.

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