5 Tipps für ein genussvolles Digital-Event

7. Dezember 2020 Dezentrale Weihnachtsfeier im Home Office oder langes Kickoff-Meeting zum Jahresbeginn, Online-Incentive fürs Teambuilding oder Vertriebstagung – viele Anlässe, die sonst in kleinen oder großen Gruppen vor Ort stattfinden, benötigen zurzeit eine digitale Alternative. Ein ganz wichtiger Bestandteil dabei ist und bleibt aber anlog: das Essen! Wie lassen sich Speisen und Getränke perfekt ins Online-Event integrieren? Hier sind unsere Ideen.

1. Speisen und Getränke zeigen Wertschätzung für die Mitarbeiter

Zunächst einmal könnte sich die Frage stellen: Wenn alle Teilnehmer im Home Office bzw. verstreut an der digitalen Veranstaltung teilnehmen, könnten sie sich dann nicht alle einfach selbst mit Speisen und Getränken versorgen? Im Prinzip natürlich schon. Doch genau hier zeigt sich die Wertschätzung. Denn sorgt der „digitale Gastgeber“ für die Versorgung des leiblichen Wohls, dann steigt die Motivation, vielleicht sogar die Konzentration und je nach Veranstaltungsart auch die Stimmung! Man kennt es von analogen Events: die Eröffnung des Buffets, die gemeinsame Kaffeepause oder die abschließenden Drinks an der Bar sind wichtige Bestandteile des Tages bzw. Events. Beim Essen und Trinken entstehen oft die besten Gespräche – es fördert somit auch den Austausch und der ist in Zeiten wie diesen, in denen sich viele Kolleginnen und Kollegen „live“ wenig sehen, besonders wichtig.

Für einen möglichst reibungslosen Ablauf braucht auch ein digitales Event eine gute Ablaufplanung

2. Anbieter recherchieren oder gezielt ansprechen

Ein dezentrales oder Home-Office-Catering boten bis zu Beginn des Corona-Jahres nur wenige Gastronomien an – das hat sich schlagartig geändert. Immer mehr Betriebe packen „Genuss-Boxen“ mit kleinen und großen Speisen für zu Hause – direkt verzehrfertig oder fürs unkomplizierte Finishing (Erwärmen, Aufbacken, Anbraten etc.) mit beigelegter Anleitung. Viele bieten gar mehrgängige Menüs an, packen auch Knabbereien für zwischendurch, Getränke – wie Cocktails in Flaschen oder Weine – und Desserts dazu, vielleicht sogar ein Erinnerungs-Geschenk. Manche Anbieter schnüren spezielle Pakete für Brunch, Lunch oder Kaffee. So lassen sich von der ganztägigen Online-Tagung bis zur festlichen Feier am Abend viele digitale Events mit dem entsprechenden Food-Angebot ausstatten!

Tipp: Sprechen Sie die Gastronomie an, mit der Sie in den Vorjahren gut zusammengearbeitet haben, ob es dezentral liefert oder verschickt. Ab einer bestimmten Auftragssumme ist es sicherlich für viele Unternehmen, trotz des logistischen Mehraufwands.

Speisen und Getränke zeigen Wertschätzung für die Mitarbeiter - Speisen und Getränke in einer Präsenttüte

3. Ausreichend Vorlauf einplanen

Ein dezentrales Event lässt sich im Prinzip eigentlich recht zeitnah organisieren, stationäre Veranstaltungen brauchen in der Regel mehr Vorlauf. Doch speziell, was das Thema Speisen und Getränke angeht, benötigt man dann eben doch wieder etwas Vorlauf:

- Unverträglichkeiten und besondere Speise- und Getränkewünsche (z.B. vegetarisch, halal oder glutenfrei, ohne Alkohol) müssen vorher abgefragt werden
- Anbieter müssen kontaktiert und Angebote geprüft werden
- der Anbieter benötigt einige Tage Vorlauf für den Einkauf der Ware, die Zubereitung der Speisen, das Packen und die Auslieferung
- es kann passieren, dass ein Paket länger unterwegs ist oder bei Nachbarn/Packstation/Post abgeholt werden muss

Tipp: Speisen im Einmachglas zum Beispiel eignen sich in der Regel gut für längere Vorlauf- bzw. Zustellungszeiten. Verpackungen, die wiederverwendet werden können oder kompostierbar sind, sind vorteilhaft. Manche Speisen oder Komponenten müssen allerdings vakuumiert angeliefert werden – hier gibt es noch nicht viele gute Alternativen.

4. Einen Ablaufplan für das Team verfassen

Für einen möglichst reibungslosen Ablauf braucht auch ein digitales Event eine gute Ablaufplanung – besonders, weil nicht immer alle Teilnehmer gleich routiniert im Umgang mit solchen Formaten sind. Einige beispielhafte Punkte:

- frühzeitige Terminbekanntgabe und kurz vorher eine Erinnerung
- rechtzeitige Abfrage, ob die Speisen und Getränke eingetroffen sind
- Einladungslink versenden und sicher stellen, dass alle die entsprechende Konferenz-Software für den Livestream installiert haben, sofern nötig
- Bitte um rechtzeitiges „Eintreffen“, idealerweise einige Minuten vor Beginn
- Notfall-Nummer, wenn es technische Probleme mit dem Stream gibt
- ggfs. Tipps für gute Akustik und gutes Bild
- Liste der für die Zubereitung benötigten Küchenutensilien und ggfs. Zutaten

Dinge, die das Team während des digitalen Events gemeinsam kreativ gestaltet bzw. erlebt, sorgen für gute Laune und stärken das Wir-Gefühl.

5. Ein interaktives, unterhaltsames Element einbauen

Dinge, die das Team während des digitalen Events gemeinsam kreativ gestaltet bzw. erlebt, sorgen für gute Laune und stärken das Wir-Gefühl. Hierfür ein paar Ideen:

- der Koch/die Köchin wird zu Beginn live (z.B. aus der Küche zugeschaltet) und erklärt, was es zu essen und zu trinken gibt
- der Hauptgang wird zusammen (evtl. mit dem zugeschalteten Koch) im Topf, in der Pfanne oder im Ofen fertig gegart, dabei wird digital angestoßen
- die mitgelieferten Weine werden zusammen mit dem zugeschalteten Winzer/der Winzerin verkostet, auf einem kleinen Blatt tragen sich die Teilnehmenden ihre Notizen ein – welche Aromen schmeckt das Team heraus?
- Spirituosen-Tastings (Rum, Whisky, Gin) und/oder kollektive Zubereitung eines einfachen Cocktails unter Anleitung eines zugeschalteten Bartenders
- bei Tagungen und Meetings: viertel- oder halbstündige Kaffeepausen, in denen die Teilnehmer optional in einem separaten virtuellen Raum (man nennt sie bei Online-Events „Breakout Room“) miteinander plaudern oder Networking betreiben können
- Live-Musik: ein Musiker/eine Musikerin spielt oder singt einen Song live aus dem eigenen Wohnzimmer (gute Akustik muss gewährleistet werden)
- Überraschungsmomente durch gemeinsames Auspacken des mitgelieferten Geschenks, eine digitale Tombola, Wichteln/Schrottwichteln oder Ähnliches
- ein digitales Gruppenfoto als Andenken

Wie ein digitales Event ablaufen kann zeigen wir hier:

Übrigens: Speisen und Getränke für digitale Events von einer Gastronomie zu beziehen, ist auch eine schöne Möglichkeit, die Branche zu unterstützen. Auf unserer Themenseite Gemeinsam durchhalten haben wir weitere Tipps, wie Betriebe ihr Außer-Haus-Geschäft stärken können.

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