5 Tipps für ein genussvolles Digital-Event

3. Ausreichend Vorlauf einplanen

Ein dezentrales Event lässt sich im Prinzip eigentlich recht zeitnah organisieren, stationäre Veranstaltungen brauchen in der Regel mehr Vorlauf. Doch speziell, was das Thema Speisen und Getränke angeht, benötigt man dann eben doch wieder etwas Vorlauf:

- Unverträglichkeiten und besondere Speise- und Getränkewünsche (z.B. vegetarisch, halal oder glutenfrei, ohne Alkohol) müssen vorher abgefragt werden
- Anbieter müssen kontaktiert und Angebote geprüft werden
- der Anbieter benötigt einige Tage Vorlauf für den Einkauf der Ware, die Zubereitung der Speisen, das Packen und die Auslieferung
- es kann passieren, dass ein Paket länger unterwegs ist oder bei Nachbarn/Packstation/Post abgeholt werden muss

Tipp: Speisen im Einmachglas zum Beispiel eignen sich in der Regel gut für längere Vorlauf- bzw. Zustellungszeiten. Verpackungen, die wiederverwendet werden können oder kompostierbar sind, sind vorteilhaft. Manche Speisen oder Komponenten müssen allerdings vakuumiert angeliefert werden – hier gibt es noch nicht viele gute Alternativen.

4. Einen Ablaufplan für das Team verfassen

Für einen möglichst reibungslosen Ablauf braucht auch ein digitales Event eine gute Ablaufplanung – besonders, weil nicht immer alle Teilnehmer gleich routiniert im Umgang mit solchen Formaten sind. Einige beispielhafte Punkte:

- frühzeitige Terminbekanntgabe und kurz vorher eine Erinnerung
- rechtzeitige Abfrage, ob die Speisen und Getränke eingetroffen sind
- Einladungslink versenden und sicher stellen, dass alle die entsprechende Konferenz-Software für den Livestream installiert haben, sofern nötig
- Bitte um rechtzeitiges „Eintreffen“, idealerweise einige Minuten vor Beginn
- Notfall-Nummer, wenn es technische Probleme mit dem Stream gibt
- ggfs. Tipps für gute Akustik und gutes Bild
- Liste der für die Zubereitung benötigten Küchenutensilien und ggfs. Zutaten

5. Ein interaktives, unterhaltsames Element einbauen

Dinge, die das Team während des digitalen Events gemeinsam kreativ gestaltet bzw. erlebt, sorgen für gute Laune und stärken das Wir-Gefühl. Hierfür ein paar Ideen:

- der Koch/die Köchin wird zu Beginn live (z.B. aus der Küche zugeschaltet) und erklärt, was es zu essen und zu trinken gibt
- der Hauptgang wird zusammen (evtl. mit dem zugeschalteten Koch) im Topf, in der Pfanne oder im Ofen fertig gegart, dabei wird digital angestoßen
- die mitgelieferten Weine werden zusammen mit dem zugeschalteten Winzer/der Winzerin verkostet, auf einem kleinen Blatt tragen sich die Teilnehmenden ihre Notizen ein – welche Aromen schmeckt das Team heraus?
- Spirituosen-Tastings (Rum, Whisky, Gin) und/oder kollektive Zubereitung eines einfachen Cocktails unter Anleitung eines zugeschalteten Bartenders
- bei Tagungen und Meetings: viertel- oder halbstündige Kaffeepausen, in denen die Teilnehmer optional in einem separaten virtuellen Raum (man nennt sie bei Online-Events „Breakout Room“) miteinander plaudern oder Networking betreiben können
- Live-Musik: ein Musiker/eine Musikerin spielt oder singt einen Song live aus dem eigenen Wohnzimmer (gute Akustik muss gewährleistet werden)
- Überraschungsmomente durch gemeinsames Auspacken des mitgelieferten Geschenks, eine digitale Tombola, Wichteln/Schrottwichteln oder Ähnliches
- ein digitales Gruppenfoto als Andenken

Wie ein digitales Event ablaufen kann zeigen wir hier: 

Übrigens: Speisen und Getränke für digitale Events von einer Gastronomie zu beziehen, ist auch eine schöne Möglichkeit, die Branche zu unterstützen. Auf unserer Themenseite Gemeinsam durchhalten haben wir weitere Tipps, wie Betriebe ihr Außer-Haus-Geschäft stärken können.