Das Kassenbuch: In der Gastronomie Pflicht

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Sollte das Kassenbuch nicht richtig geführt sein, kann das Finanzamt die Umsätze schätzen.
In der Gastronomiebranche ist eine ordnungsgemäße Führung des Kassenbuchs enorm wichtig, um bei der Betriebsprüfung keine bösen Überraschungen zu erleben.

Die Führung eines Kassenbuchs ist im Bargeldgewerbe, wie der Gastronomie, Pflicht und ein unumgänglicher Nachweis für Einnahmen und Ausgaben. Das Kassenbuch muss dabei bestimmte Richtlinien erfüllen, die vom Finanzamt vorgegeben werden. Bei der Betriebsprüfung in gastronomischen Lokalen wird nämlich auch das Kassenbuch geprüft und im schlimmsten Fall zurückgewiesen, was hohe Kosten für den Gastronomen zur Folge haben kann.

Ein Kassenbuch muss in jedem gastronomischen Betrieb geführt werden.

Was versteht man unter einem Kassenbuch in der Gastronomie?


Das Kassenbuch erfasst alle Einnahmen und Ausgaben eines Lokals, in dem Barzahlungen getätigt werden. Alle Bargeldbewegungen, von kleinen Cent-Beträgen über größere Ausgaben, müssen genauestens erfasst werden. Grundlegend für eine ordnungsgemäße Buchführung des Kassenbuchs ist das Vorhandensein einer Geschäftskasse. In der Gastronomie und im Handel haben sich als Geschäftskasse weitestgehend elektronische Registrierkassen durchgesetzt, die durch ihre verschiedenen Funktionen die Arbeit erleichtern. Folgende Informationen müssen die einzelnen Geschäftsvorfälle beinhalten:

  • Datum
  • Belegnummer
  • Buchungstext
  • Betrag der Einnahme/Ausgabe mit Währung
  • Steuersatz
  • Umsatzsteuer / Vorsteuer
  • Aktueller Kassenbestand

Das Kassenbuch kann entweder manuell oder mithilfe von Programmen elektronisch geführt werden. Gastronomische Kassenbücher und die dazugehörigen Nachweise wie Speisekarten oder Preislisten müssen zehn Jahre aufbewahrt werden.

Im Kassenbuch müssen alle Ein- und Ausgänge verzeichnet werden.

Das 1x1 der Kassenbuchführung für Gastronomen


Das Kassenbuch sollte nachvollziehbar geführt werden, sodass sich ein Sachverständiger ohne große Mühen einen Überblick über die Geschäftsvorfälle verschaffen kann. Es muss daher richtig, geordnet und vollständig sein und sollte täglich durch die neu hinzukommenden Einnahmen und Ausgaben ergänzt werden. Private Entnahmen und Einlagen sowie Geldverschiebungen mittels Bank müssen ebenfalls dokumentiert werden. Buchungen müssen immer mit Belegen erfolgen. Wichtig ist ein regelmäßiges Nachzählen, damit der Soll-Bestand mit dem Ist-Bestand verglichen werden kann. Ein negativer Kassenbestand darf nicht auftreten, da dies technisch nicht möglich ist. Änderungen müssen zwingend erkennbar sein und dürfen nicht unkenntlich gemacht werden, d.h. der ursprüngliche Eintrag muss lesbar bleiben. Ein nicht ordnungsgemäß geführtes Kassenbuch kann zur Folge haben, dass Umsätze vom Finanzamt geschätzt werden. Unstimmigkeiten, die bei der Betriebsprüfung festgestellt werden, können unter Umständen teuer werden.

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Hilfreiche Programme für Gastronomen


Das Kassenbuch in der Gastronomie kann handschriftlich mit entsprechender Vorlage erstellt werden. Es gibt aber auch geeignete Kassenbuch-Software, welche die Arbeit erleichtert. Das Angebot reicht von einfachen, kostenlosen Versionen bis zu zahlungspflichtigen Profi Tools wie Datev oder orgaMax. Handelt es sich bei dem Programm lediglich um eine Excel-Liste, sollte man sich nach einem anderen Tool umsehen, denn Excel-Listen sind unzulässig und werden als Nachweis nicht akzeptiert. Grund dafür ist, dass bei Excel-Tabellen jederzeit Änderungen gemacht werden können, wodurch eine Nachvollziehbarkeit nicht gewährleistet ist. Wer sichergehen möchte, kann sich auch Hilfe bei einem Steuerberater suchen.

Excel-Listen sind kein geeigneter Ersatz für ein Kassenbuch in der Gastronomie.


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