5 Tipps zum Erstellen des Jahres-Aktionsplans fürs Restaurant

1. Bereits feststehende Termine eintragen

Am Anfang einer Jahres-Aktionsplanung steht ein Kalender. Entweder aus Papier – später werden die Ergebnisse in einen digitalen Kalender überführt, der mit dem Schichtplan und weiteren Systemen verknüpft wird – oder gleich die Digitalversion, für den großen Überblick am Anfang ist die Papiervariante aber eventuell übersichtlicher. In diesen Kalender werden zunächst wichtige Termine und Zeiträume eingetragen bzw. ergänzt, Feiertage stehen ja schon drin. Zum Beispiel sind das die Ferienzeiten im Bundesland, interne Schließzeiten, geschlossene Veranstaltungen und die eigene Weihnachtsfeier, aber auch Termine wie das Stadtfest und andere offizielle Ereignisse in Stadt und Region, unter anderem Messen. Allein durch diese Vorbereitung füllt sich der Kalender bereits ein Stück weit – sind Mai und Juni mit Hochzeiten und anderen Festen bereits gut gefüllt, so brauchen diese Monate eventuell weniger Aktionen, dafür lassen sich nun freiere Wochen und Monate mit Aktionsideen auffüllen.

2. Ideen im Team entwickeln

Doch woher kommen die Ideen? Wie gestalte ich mein gastronomisches Jahr? Das sollte keine Chefsache allein sein, sondern ist eine wundervolle Aufgabe für das gesamte Team – gemeinsam Ideen zu entwickeln und später umzusetzen, fördert die Motivation und Teilhabe. Ganz nebenbei bringt ein kollektives Brainstorming – dafür bietet sich z.B. ein ruhiger Januartag an – mehr Ergebnisse hervor, als täte es die Chefetage allein. Ideen könnten beispielsweise sein: Die Kreation besonderer Speisen und Arrangements, die mit der Saison gehen – man denke an Spargel-, Erdbeer-, Pilz- oder Vorweihnachtszeit. Hier hilft ein Blick in den Saisonkalender. Es könnten aber auch Kochkurse für Kinder in den Ferien sein oder ein Schwerpunkt-Monat, in dem ein bestimmtes Gemüse, eine Farbe oder ein Land im Zentrum steht. Wichtig ist, dass die Ideen zum gastronomischen Konzept passen, sprich glaubwürdig sind. Übrigens: Nicht immer muss das Rad neu erfunden werden – sich von anderen Restaurants inspirieren zu lassen, ist durchaus legitim.

3. Welttage für die Aktionsplanung nutzen

Um Aktionen zu kreieren, helfen konkrete Anlässe – zum Beispiel, wie bereits genannt, feststehende Feiertage und Termine sowie die Erntesaisons. Daneben gibt es eine Vielzahl weiterer Tage, die restaurantseitig genutzt werden können. Zum Beispiel der irische Nationalfeiertag „St. Patrick's Day“ am 17. März, der in vielen Ländern der Welt gefeiert wird. Zu ihm bieten sich Specials mit (irischem) Bier und Whiskey an. Darüber hinaus gibt es das ganze Jahr hindurch so genannte Welttage, zu denen sich besondere Aktionen und Arrangements ausrichten lassen – etwa den Weltkrokettentag (ja, den gibt es wirklich) am 28. Februar, den Tag des Kusses (6. Juli) oder den Weltrohkosttag (letzter Sonntag im August). Es gibt auch einen Tag des deutschen Butterbrotes (27. September) und einen Tag der Suppe (19. November) – so lassen sich mit diesen teils amüsanten Thementagen besonders in Zeiten, in denen keine anderen Aktionen anstehen, interessante kulinarische Themen für die Gäste kreieren.

4. Sich mit Kollegen zusammenschließen, Gastköche einladen, Partner einbeziehen

Ein Abend, drei Gänge, drei Restaurants – so zum Beispiel könnte eine Aktion aufgebaut sein, bei der mehrere Betriebe kooperieren. Die Gäste wechseln im Laufe des Abends von Location zu Location – entweder nacheinander (Vorspeise im ersten Restaurant, Hauptgang im zweiten und Dessert im dritten Restaurant bzw. in einem Café) oder sie können je nach Lust und Laune hin- und herwechseln, überall gibt es eine kleine Speise mit entsprechender Getränkebegleitung. Mit solchen Minitouren wird ein besonderer Besuchsanlass geschaffen – auch für Stammgäste. Ebenfalls tun dieses „Gastschichten“ von Köchen aus anderen Städten, die gemeinsam mit dem Team des Hauses ein besonderes Menü kreieren. Partner und Lieferanten einzubeziehen, stellt eine weitere Aktionsmöglichkeit dar: Wie wäre es zum Beispiel mit einem Genuss-Abend, an dem sich der Bäcker, Winzer oder Bauer, mit dem das Restaurant kooperiert, den Gästen mitsamt seinen Produkten vorstellt?

5. Mit Vorlauf kommunizieren – und verkaufen

Eine Jahresplanung gibt dem Restaurant Raum für den nötigen Vorlauf, den die Aktionen und Termine benötigen – sowohl, was interne Bereiche wie Wareneinkauf und Personaleinsatzplanung angeht, als auch für die externe Kommunikation. Denn nur mit ihr werden Gäste und Medien auf die Aktionen auch aufmerksam! Soll z.B. ein Dinner-Event oder ein Schwerpunkt-Monat in der örtlichen Presse angekündigt werden, dann empfiehlt sich ein entsprechendes Anschreiben bereits im Vormonat bzw. mindestens drei bis vier Wochen vor dem Termin. Auch mit ausreichend Vorlauf sollte die Aktion auf der eigenen Webseite angekündigt werden sowie über die Restaurantprofile in sozialen Netzwerken (Facebook, Instagram, lokale Portaleinträge). Für Flyer oder Speisekarten-Einleger müssen ebenfalls Vorlaufzeiten bedacht werden. Ganz besonders wichtig ist all das, wenn ein Vorverkauf für die Menüs/Arrangements/Events angeboten wird. Im Idealfall sind bereits vor dem Termin alle Plätze verkauft und bezahlt, dann ist die Aktion auch ein wirtschaftlicher Erfolg.

Entdecken Sie verschiedene Services für Ihren Alltag

Mehr zu den Gastro-Services