Betriebsprüfung in der Gastronomie - ein Schreckgespenst?

Ein dickes rotes Kreuz im Kalender, Papier-Krieg im Büro und Schweißperlen auf der Stirn der Geschäftsleitung? Dann steht höchstwahrscheinlich eine Betriebsprüfung vor der Tür. Es ist wie in jeder anderen Branche: Die steuerliche Prüfung durch das Finanzamt ist für viele gastronomische Betriebe ein Schreckensszenario. Das ist jedoch in den meisten Fällen unbegründet. Es erfordert lediglich ein bestimmtes Vorwissen zum Ablauf einer Betriebsprüfung in der Gastronomie, um dem Vorgang mit der nötigen Gelassenheit begegnen zu können und sowohl Unternehmer als auch Mitarbeiter bestens auf die Situation vorzubereiten. Aber zunächst einmal: Was genau ist eine Betriebsprüfung?

Das bedeutet „Betriebsprüfung“ für Gastronomen

„Betriebsprüfung“ meint in jeder Branche erst einmal dasselbe: Das Finanzamt prüft steuerlich relevante Sachverhalte eines Betriebs. Dabei geht es um die Verhältnisse der Steuerpflichtigen und um die Frage, ob alles korrekt gemeldet und abgeführt wurde. Gegenstand der Untersuchung können unter anderem Besteuerungszeiträume, einzelne Sachverhalte oder Steuerarten wie beispielsweise die Umsatzsteuer oder Teilbereiche davon sein. Prüfer ziehen üblicherweise alle Unterlagen heran, die steuerliche Relevanz haben. Darunter fallen Aufzeichnungen, Unterlagen, Bücher, Geschäftspapiere und auch sämtliche Buchhaltungssysteme. Diese müssen den Prüfern zugänglich gemacht werden. Letztlich geht es darum, Sachverhalte aufzudecken, die zu Steuerausfällen, -erstattungen, -vergütungen oder zu nicht unbedeutenden Gewinnverlagerungen führten oder noch führen können.

Ablauf einer Betriebsprüfung

Zunächst einmal: Kein Gastronom muss fürchten, morgens früh plötzlich die Prüfer vom Finanzamt vor seinem Restaurant zu treffen. Diese müssen sich nämlich in einem angemessenen Zeitraum vorher anmelden. Bis sie dann tatsächlich kommen, dauert es üblicherweise zwischen zwei und vier Wochen. Die Anmeldung muss schriftlich erfolgen und Auskunft über das genaue Datum und die Prüfungsgegenstände geben. Zeitlich erfolgt die Betriebsprüfung innerhalb der Geschäftszeiten des gastronomischen Betriebs. In diesem Zeitraum müssen alle steuerrechtlich relevanten Unterlagen für den Prüfer problemlos zugänglich sein. Zum Schluss wird ein Prüfungsbericht mit dem Ergebnis verfasst. Betriebsprüfungen laufen nicht nur in der Gastronomie nach diesem Schema ab, sondern auch in Unternehmen aus anderen Branchen.

Wenn der Stichtag vor der Tür steht

Manch einem Gastronomen mag es wie ein Schicksalsschlag vorkommen, dass gerade das eigene Lokal von der Betriebsprüfung betroffen ist. Dabei ist es ein ganz normaler Vorgang, dem sich viele Unternehmer einmal stellen müssen. Prinzipiell kann das Finanzamt jeden Steuerpflichtigen überprüfen, der einen gewerblichen, land- oder forstwirtschaftlichen Betrieb unterhält. Freiberufler sind von dieser Regelung nicht ausgenommen. Auch Personen, die für andere Steuern einziehen oder entrichten oder solche, deren Verhältnisse einer Aufklärung bedürfen, können ausgewählt werden. Es muss keinen bestimmten Grund für die Betriebsprüfung geben. Es geht dem Finanzamt auch um stichprobenartige Überprüfungen. Es gibt allerdings Anlässe, die einen Besuch der Betriebsprüfer wahrscheinlicher machen können:

• Wenn Gastronomen einen aufwändigen Lebensstil pflegen, der mit den geschäftlichen Einnahmen ihrer Betriebe nicht übereinstimmt.

• Bei ausbleibender oder nur sehr unregelmäßiger Zahlung von Steuern.

• Bei hohen Summen in den Aufzeichnungen, die durch die normalen Einnahmen nicht erklärt werden können.

• Bei stark schwankenden Umsätzen.

• Bei Rechtsformänderungen.

• Aufgrund von vergangenen Betriebsprüfungen, die hohe Steuernachzahlungen ergaben.

Achtung: Sollte der angekündigte Prüfungszeitraum die üblichen drei Jahre übersteigen, empfiehlt sich ein Anruf beim eigenen Steuerberater. Denn auch wenn es nicht immer zutrifft, ist ein längerer Zeitraum häufig ein Hinweis auf einen konkreten Verdacht des Finanzamts. Bei einer korrekten Buchführung und Steuerabgabe haben Sie aber natürlich nichts zu befürchten und das mulmige Gefühl wird bald verfliegen.

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