Digitalisierung in der Gastronomie: Schritt für Schritt zum Erfolg

The New Normal - Neue Arbeitswelt Gastronomie

In der Corona-Krise haben viele Restaurants, Cafés und Bars neue Lösungen implementiert. Zum Beispiel die Gästeregistrierung per QR-Code für die Nachverfolgungsmöglichkeit, aber auch digitale Speisekarten sowie Bestellmöglichkeiten für Abholung durch die Kunden und Lieferservice oder gar einen Webshop mit speziellen Produkten für den Versand. Gleichzeitig fand ein großer Teil der Kommunikation mit dem Team über digitale Services statt. Ein Team-Meeting in Zoom? Was vor Corona in der Gastronomie wohl eher selten der Fall war, findet nun immer häufiger statt.  
 
Längst haben viele Gastronomen erkannt: Digitalisierung ist weit mehr als nur eine Webseite, Social Media oder der Anschluss an ein Lieferdienst-Portal. Sie umfasst nahezu alle Bereiche der Branche und unterstützt überall, um Abläufe schneller, besser, sicherer und effektiver zu gestalten.  
 
Schauen wir uns die einzelnen Bereiche, in denen Digitalisierung unterstützt, einmal an:  
 

Kassensystem

  Vorteil: neues Know-how durch viele Auswertungsmöglichkeiten & Kennzahlen
 
Ein modernes Kassensystem ist der Dreh- und Angelpunkt. Es ermöglicht nämlich nicht nur eine schnelle und sichere Abrechnung, sondern auch eine umfangreiche Analyse: Welche Produkte auf der Karte laufen besonders gut? Welche weniger? An welchem Tag mache ich besonders viel Umsatz, zu welcher Uhrzeit? Und wie verhält sich z.B. der Umsatz im Außer-Haus-Verkauf zum Inhouse-Verkauf? Mit digitalen Kassensystemen lassen sich wertvolle Prognosen für die Zukunft erstellen, die wiederum z.B. für den Einkauf oder die Personal-Einsatzplanung wichtig sind.

Personalmanagement

  Vorteil: enorme Zeitersparnis durch Ende der Zettelwirtschaft & Selbstorganisation
 
Die Schichtenvergabe per Telefon und eingereichter „Wunschzettel“ ist aufwändig und fehleranfällig. Jeder Mitarbeiter hat heute ein Smartphone, und darum liegt eine digitale Personal-Einsatzplanung nahe. Mit einem solchen Tool, das aus einem Dashboard für die Verwaltung und einer App für die Mitarbeiter besteht, lässt sich die Schichtplanung deutlich schneller, transparenter und auch flexibler gestalten. So können Mitarbeiter bei Tauschwünschen untereinander Schichten wechseln und das System stellt automatisch sicher, dass keine Über- oder Unterbesetzung passiert. Zusätzlich wird z.B. die Zeit erfasst und auch eine digitale Lohnabrechnung ist bei vielen Lösungen möglich.
 

Online-Marketing

  Vorteil: spezielle Tools sorgen für optimale Präsenz und Vermarktung
 
Natürlich ist im Rahmen der fortschreitenden Digitalisierung im Gastgewerbe auch ein professioneller Online-Auftritt wichtig: Er ist nicht mehr nur digitale Visitenkarte in Form der eigenen Webseite, sondern enthält mit der Online-Reservierung, einem Newsletter, dem Verkauf von Gutscheinen an Gäste oder der Kundenbindung durch Anbieten des Sammelns von Bonuspunkten eine Vielzahl von Marketing-Möglichkeiten. Umsatzpotential, zumal in Zeiten des wachsenden Außer-Haus-Geschäfts, bietet die Integration des Angebots von Abholung und Lieferung in die eigene Webpräsenz – inklusive eigener Steuerungs- und Kontrolliermöglichkeiten. Auch die Pflege des Auftritts auf externen Seiten wie Empfehlungs- und Bewertungsportalen sowie Gastro-Guides gehören dazu: Hierfür gibt es spezielle Lösungen, mit denen sich die Einträge zentral steuern lassen. Und weil die Auswahl eines Betriebs bei der digitalen Suche oft anhand ansprechender Bilder getroffen wird, ist auch die Erstellung professioneller Food-Fotos ein wichtiger Teil des Online-Marketings für die Branche.

Produktion & Preiskalkulation

  Vorteil: genaue Ermittlung von Wareneinsatz und optimalem Verkaufspreis
 
Ein wichtiges Werkzeug, um den Betrieb – besonders in Zeiten wie diesen – profitabel zu halten, ist eine, Stichwort Wareneinsatz, effektive Speisenproduktion in der Küche. Auch hierfür gibt es Lösungen, die Stift, Papier und Taschenrechner ablösen und die speziell für die digitale Speisen- und Menüplanung in der Gastronomie konzipiert worden sind. Mit ihnen lässt sich berechnen, wie hoch der Wareneinsatz für eine bestimmte Speise ist und wie er sich optimieren lässt, von den eingesetzten Mengen je Zutat in Gramm und Milliliter bis zum Netto- und Bruttoendpreis lassen sich alle Parameter definieren und vor allem optimieren. Befindet sich eine Speise außerhalb der profitablen Kalkulation, bekommt der Nutzer einen Hinweis und kann entsprechend reagieren. So lässt sich ein Verkaufspreis berechnen, der gute Deckungsbeiträge erwirtschaftet. Auch einen optimalen Zielpreis kann man sich ausgeben lassen.
 

 

 

Rentabilitätsplanung & Controlling

  Vorteil: Sicherheit & Transparenz durch Umsatz-Prognosen
 
Wie wäre es, schon heute zu wissen, wie viel Umsatz morgen, übermorgen und darüber hinaus in Zukunft in die Kasse des Restaurants kommt? Prognosen, die immer genauer werden, liefern schon heute so genannte „Cockpits“. Mit ihnen kann die Geschäftsführung auf Basis von Kennzahlen und Umsatzdaten aus der Kasse, von Reservierungen sowie von externen Daten – zum Beispiel wie das Wetter wird – die Rentabilität planen. So kann wesentlich genauer kalkuliert werden, wie viele Ware in den kommenden Tagen benötigt wird und wie viel Personal. Mit ausführlichen Analysen für „Renner und Penner“ lässt sich darüber hinaus ermitteln, welche Produkte durch Upselling-Maßnahmen unterstützt werden können und wann der Break-even (Zeitpunkt, ab wann die Kosten gedeckt und Gewinn erzielt wird) für den laufenden Monat erreicht ist. Mit den automatischen Berechnungen helfen „Cockpits“ Betrieben enorm, ihr Budget besser zu planen und auf Erfolgskurs zu bleiben.
 

Einkauf & Beschaffung

  Vorteil: Lieferung & papierlose Belege sparen Zeit und Ressourcen
 
Das Online-Shopping hat in Corona-Zeiten noch einmal enorm an Bedeutung gewonnen. Das hat nicht direkt etwas mit der Gastronomie zu tun, aber dann eben doch: Denn auch im Bereich Einkauf und Beschaffung lassen sich durch digitale Prozesse Zeit und Ressourcen sparen, z.B. dadurch, dass die online bestellte Ware angeliefert wird und nicht abgeholt werden muss. Besonders für immer wieder anfallende Bestellungen und Einkäufe entstehen dadurch Vorteile.
 

Fallbeispiel „Yuicery“, Köln

Raphael Kommor von der Yuicery (Standorte in Köln und Stuttgart) erledigt den Einkauf für sein Healthy-Food-Konzept mittlerweile fast ausschließlich über den Lieferservice der METRO. „Für uns ist das eine enorme Entlastung und eine schöne, elegante Lösung. Man erstellt einmal seine Standard-Ordersätze und kann dann bequem vom Smartphone aus bestellen.“ Und zwar nicht nur per Anruf, sondern auch über die mobile Version des Online-Bestellservices.
Auch die Kundenbetreuung des METRO Lieferservices überzeugt ihn: „Wenn wir einen Artikel im Ordersatz austauschen wollen, zum Beispiel wenn wir von frischem Spinat auf Tiefkühlware umstellen, dann erledigt das der Kundendienst automatisch für uns. Mich hat es sehr positiv überrascht, wie sehr da auf uns eingegangen wird.“ Neben der Zeitersparnis im Einkauf – die Ware wird vor Ort im Betrieb entgegengenommen – bringt die Online-Bestellung auch einen Vorteil in der Abrechnung mit sich: Statt Papierbelegen erfolgt alles in Form digitaler Dokumente, auf die auch die Buchhaltung der Gastronomie direkten Zugriff hat. „Auch das entlastet mich. Je weniger Papier, desto besser ist es für die Geschäftsführung“, findet Kommor.

 
Neben dem Lieferservice bietet die METRO auch „click and collect“ an: Am Rechner oder eigenen Smartphone Bestellungen vornehmen und die Produkte fertig zusammengestellt im Markt abholen – für mehr Zeitersparnis und weniger Laufwege. Mehr Infos zu click and collect hier.
 
Auch Nonfood-Artikel für die Gastronomie lassen sich bequem per Webshop kaufen – im METRO Marktplatz.
 
 
Vom Kassensystem bis zur Bestellung, von der Schichtplanung bis zur Budgetplanung: Aus verschiedenen Bausteinen digitaler Lösungen wird Schritt für Schritt ein digitales Gesamtgefüge:
 

 
 

Wie fange ich mit Digitalisierung an und wie baue ich mir ein System auf?  
7 Tipps für Gastronomen

 

1. Bestandsaufnahme machen

  Jedes Unternehmen ist anders, und jedes ist auch unterschiedlich weit, was das Thema Digitalisierung betrifft. Eine Bestandsaufnahme ist der ideale erste Schritt: Wo nutzt der Gastronomie-Betrieb bereits moderne Technologien und wo werden noch analoge Mittel verwendet? Beispiel Personalplanung: Gibt es noch eine Pinnwand für die Schichten-Einteilung oder wird schon ein digitaler Service verwendet? Wird für die Bestellung noch zum Telefonhörer gegriffen oder nutzt das Unternehmen schon eine Online-Bestellmöglichkeit?
 

2. Zeitlichen Aufwand/Kosten schätzen

  Bei der Bestandsaufnahme kommen die „pain points“ zutage: Wie viel Zeit benötigen eigentlich bestimmte noch analog ablaufende Prozesse – zum Beispiel die Bestellung oder die Schichtplanung, aber auch die Inventur oder die Berechnung von Preisen. Und was kostet diese Zeit das Unternehmen? Auch wenn es sich nicht auf Heller und Pfennig berechnen lässt: Die Analyse gibt einen guten groben Überblick, wo und wie sich durch digitale Systeme Zeit und Geld sparen lässt. Übrigens: Sie helfen auch, die Nerven zu schonen, weil sie viele lästige kleine Dinge, die in der Branche regelmäßig anfallen, automatisieren und im Zweifelsfall sogar besser erledigen.

3. Ziele formulieren

  Weil Digitalisierung in der Gastronomie-Branche kein Selbstzweck ist, sondern zielführend sein soll, ist eine Zielformulierung wichtig. Was soll die Umstellung bewirken? Ziele könnten sein:
 
- mehr Zeit für die Arbeit am Gast
- mehr Zeit für kreative Tätigkeiten, z.B. neue Speisen entwickeln
- Mitarbeiter von lästigen Aufgaben befreien
- Prime Cost senken
- mehr Umsatz außer Haus erzielen
- mehr Reichweite generieren und neue Gäste erreichen
usw.
 
Natürlich dürfen es auch mehrere Ziele auf einmal sein!
 

4. Informieren

  Welche Services gibt es? Was können sie und was kosten sie? Und wie helfen sie mir bei meinen konkreten Zielen und Problemen weiter? Information bieten zum Beispiel Fachmessen, Vergleichsportale im Internet – und immer hilfreich sind ungeschönte Tipps befreundeter Gastronomie-Kollegen. Einen besonders guten Einstieg in das Thema ermöglicht dieses Buch:
 

„Gastro Digital“ von Jochen Stähler

Ein umfassendes und vor allem leicht verständliches Buch, das sowohl zum Start in die Digitalisierung als auch für bereits fortgeschrittene Gastronomien sehr empfehlenswert ist. Mit vielen Erklärungen und Tipps, Fallbeispielen und Grafiken für alle Unternehmensbereiche von internen Prozessen bis zur Außendarstellung ist dieser Leitfaden maßgeschneidert für die Gastronomie. Der Autor ist selbst ehemaliger Gastronom und ist heute Geschäftsführer eines Technologie-Startups. Erschienen im Matthaes Verlag 2020, mehr Infos hier.

5. Ausprobieren und sich gut beraten lassen

  Probieren geht über Studieren: Nahezu jedes digitale Produkt lässt sich für einen bestimmten Zeitraum kostenlos testen, oder es wird eine Demo-Version zur Verfügung gestellt, sodass der Praxischeck möglich ist und keine Katze im Sack gekauft werden muss. Ein gutes Tool zeichnet übrigens auch die Qualität der entsprechenden Services aus – spricht der Kundendienst die Sprache der Gastronomie und versteht die Bedürfnisse des Betriebs? Wird im Falle eines Erwerbs auch bei der Implementierung (s. nächster Punkt) unterstützt? Vor dem Kauf sollte man sich in jedem Fall umfassend beraten lassen und ggf. auch mal Vergleichsprodukte testen: Besonders gut ist es, wenn sich Anwendungen über Schnittstellen mit anderen verbinden lassen, also wenn zum Beispiel ein „Cockpit“ an die Kasse angebunden werden kann.

6. Implementieren (und sich helfen lassen)

  Ist die Entscheidung für eine Lösung gefallen, geht es an die tatsächliche Eingliederung in das bestehende System. Auch hier unterstützt der Kundendienst, zum Beispiel bei der Übernahme bestehender Datensätze oder bei der Anbindung an bereits bestehende Anwendungen. Und auch in der Schulung auf das Produkt: Nicht nur für den Chef, sondern am besten gleich für das gesamte Team.
 

7. Team einbinden und ggf. einen „Digitalchef“ benennen

  Ohnehin ist digital ein Teamplay: Von der Auswahl der Tools über die Einarbeitung bis in die tägliche Nutzung kommt es darauf an, dass alle Mitarbeiter eingebunden und einbezogen sind. Wenn sie vertraut im Umgang mit ihnen sind, werden sie gerne und gut mit ihnen arbeiten. Jüngere, meist technikaffinere Mitarbeiter können dabei älteren zur Seite stehen, sich fit im Umgang mit den Lösungen zu machen. Vielleicht gibt es ja sogar jemanden im Team, der sich besonders gut auskennt und Spaß daran hat, das Thema Digitalisierung des Betriebs verantwortend voranzutreiben, mit den Dienstleistern zu kommunizieren und die Kollegen (auch neu hinzukommende) zu schulen?
 
Schneller, besser und effektiver dank digitaler Services für die Gastronomie: DISH von HOSPITALITY.digital unterstützt Betriebe mit einer Vielzahl von Lösungen. Sie reichen von der Erstellung der eigenen Gastronomie-Homepage über Reservierungssoftware bis zu umfangreichen Personal- und Kalkulationsprogrammen.
 
Der Kundenservice von DISH steht Gastronomen bei allen Fragen rund um die Services zur Verfügung, hilft ihnen bei der Einrichtung und weit darüber hinaus. Mehr Infos finden Sie in unseren digitalen Lösungen!