Kalkulation in der Gastronomie

So rechnet sich Ihr Restaurant: In der Gastro-Branche ist eine gute Kalkulation entscheidend für den Erfolg des Betriebes.

Preise in der Speisekarte als Erfolgsfaktor

Die Kalkulation in der Gastronomie ist ein Drahtseilakt – wenn sie nicht genau gelingt, können kleinste Fehler Unsummen kosten. Deswegen müssen Gastronomen gerade bei diesem Thema besonders achtsam planen und die Aufwände gründlich berechnen. Es gibt mittlerweile zahlreiche Wege, die Preiskalkulation zu erledigen. Einige orientieren sich an alt bewährten Faustregeln der Gastronomie, andere schalten Agenturen ein oder lassen Programme rechnen und wieder andere stellen eigene komplizierte Kalkulationen an. Jede Methode hat ihre Vor- und Nachteile. Welche Variante die geeignete ist, muss jeder Gastronomie-Betrieb selbst herausfinden und ausprobieren.

Die fünf Pfeiler der Preis-Kalkulation in der Gastro-Branche

Jede Kalkulation in der Gastronomie sollte diese folgenden fünf Komponenten berücksichtigen:

• Der Wareneinsatz umfasst alle Kosten, die mit dem reinen Einkauf zu tun haben. Das sind in der Regel der tatsächliche Listenpreis eines Produktes, die Liefer- oder Transportkosten und auch die sonstigen Aufwände im Kontext.
• Gemeinkosten hingegen umfassen alle Unkosten, ausgenommen die für Personal und Waren. Beispielsweise Strom, Wasser, Mieten, Pachten oder Leasinggebühren, Versicherungen, Wartungen oder Müllgebühren sind hier gemeint.
• Personalkosten sind nicht nur Aufwände für die reinen Löhne und Gehälter, sondern umfassen auch Urlaubsgeld und Sozialabgaben.
• Der Gewinn ist im ersten Schritt auch ein wichtiger Faktor, der vom Gastronom beim Berechnen beachtet werden muss. Der Aufschlag in der Kalkulation bestimmt die Höhe des Gewinns beim Verkauf und die dadurch möglichen unternehmerischen Investitionen.
• Last but not least dürfen die Umsatz- und Mehrwertsteuer nicht vergessen werden, da das am Ende ein Loch in die Gewinnspanne reißen kann. Der Nettopreis ohne Aufschlag setzt sich somit aus den Waren-, Gemein- und Personalkosten zusammen. Beim Bruttopreis rechnet man die Steuern noch zusätzlich mit ein.

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Alte Faustregel: Einkaufspreis mal vier

Es gibt verschiedene Wege, eine Kalkulation in der Gastronomie aufzustellen. Eine Variante ist, sich an die gastronomische Faustregel „Einkaufspreis mal 400%“ zu halten. Dabei werden alle Preise für Speisen und Getränke pauschal nach dieser Formel erstellt. Diese einfache Kalkulation spart zwar Zeit, ist aber ungenau, da sie die Aufwände aller Produkte gleichsetzt. Da aber beispielsweise die Zubereitung einer Portion Pommes mit sehr viel weniger Arbeit und Kosten verbunden ist als die einer Schweinshaxe, wird diese Berechnung selten zu realistischen Preisen führen. Die einfache Kalkulation kann noch aus einem anderen Grund zu Umsatzverlusten führen: Da Vorteile aus Rabatten oder Sonderaktionen im Einkauf nach diesem Modell automatisch zu niedrigeren Preisen führen, werden Gewinnchancen ausgeblendet.

Aufwendig, aber genau kalkulieren...

Mittlerweile wird eher mit einer genaueren Kalkulation in der Gastronomie gearbeitet. Dabei kalkuliert der Gastronom zuerst alle Kosten – also den Wareneinsatz, die Gemeinaufwände, Steuern und Gewinne – und testet danach, wie lange der tatsächliche Arbeits-, Zeit- und Energieaufwand pro Gericht ist. Damit wird der Preis auf jede Art von Speise oder Getränk genau ausgerichtet. Diese Variante ist gastfreundlicher, da jedem Preis ein realer Einkaufspreis und Aufwand zugrunde liegt. Auch für das Restaurant zahlt sie sich aus, weil potentielle Gewinne nicht mehr verpasst werden: Die Preise sind bei dieser Variante konsequent marktorientiert und damit nicht zu hoch – aber eben auch nicht zu niedrig. Einziger Nachteil: Der Zeitaufwand für die Preiskalkulation ist erheblich höher, da man jeden Kostenfaktor einzeln berücksichtigen und nachprüfen muss.

Dritte Option: Zieldefinition als erster Schritt

Eine andere Herangehensweise bietet die Zielkostenkalkulation. Hier wird zuerst ein Preis gesetzt, der erzielt werden soll und anhand dessen geschaut, welche Kosten wie hoch sein können, um dieses Ziel zu erreichen. Dabei entscheidet der Einkauf über den Erfolg der Preise. Ein Beispiel könnte die Festlegung des Preises für ein Schnitzel auf 15,- € sein. Wenn realistischerweise 100 davon verkauft werden, ist mit einem Umsatz von 1.500,- € zu rechnen. Davon gehen alle Fix- und variablen Kosten ab. Nach diesem Abzug und einer Festlegung des Gewinnziels ist klar, wie viel Geld für den Wareneinsatz übrig bleibt. Das Gewinnziel orientiert sich häufig an denen der vergangenen Jahre. Dieses lässt sich vor allem durch einen optimierten Einkauf steigern. Diese Kalkulations-Variante hat die Vorteile einer marktorientierten Herangehensweise und optimierten Einkäufen. Ebenso kann man diese Werte als Orientierungshilfen nutzen, wenn man zu einem späteren Zeitpunkt neu kalkuliert. Ein Nachteil ist allerdings, dass die Zielpreise in erster Linie auf Schätzungen basieren, besonders wenn es noch keine Richtwerte aus den vergangenen Jahren gibt.

Die Deckungsbeitragsrechnung

Deutlich genauer, wenn auch aufwendiger, ist die Deckungsbeitrags-Kalkulation. Sie beruht auf der genauen Umlegung aller Kosten auf einzelne Gerichte.
Dabei berechnet der Gastronom zuerst alle Kosten, die im Betrieb anfallen:

• Warenkosten, Warenwert der benötigten Produkte zur Herstellung des Gerichts

• Personalkosten, Zeitaufwand und Personalaufwand zur Herstellung des Gerichts

• Gemeinkosten, alle weiteren anfallenden Kosten, die neben den Warenkosten und den Personalkosten entstehen, wie Versicherungen, Pacht, Strom, Verwaltungskosten, Lagerkosten uvm.

Kosten, die nicht wie Warenkosten direkt auf ein Gericht umgelegt werden können, müssen anhand von Auswertungen Ihrer Kasse, auf die einzelnen Warengruppen und später auf die Gerichte umgelegt werden.

Wie berechne ich den richtigen Deckungsbeitrag pro Gericht?

Setzt sich der Gesamtumsatz zu 70% aus Küchenumsatz und zu 30% aus Getränken zusammen, so muss der Küchenumsatz auch 70% der Gemeinkosten decken.

Beispiel:
Gemeinkosten/Jahr = 100.000,- €
durchschnittlicher Küchenumsatz/Jahr = 70%

Deckungsbeitrag Küche/Jahr = 70.000,-€

Bei 10.000 verkauften Gerichten pro Jahr ergibt sich hier ein durchschnittlicher Deckungsbeitrag pro Gericht von 7,-€


So setzt sich der Endpreis eines Gerichts zusammen:

Warenkosten + Personalkosten + Deckungsbeitrag = Kostendeckung (noch kein Gewinn)

+ Gewinnaufschlag +MwSt = Endpreis für Ihren Gast


Diese Variante ist gastfreundlicher, da jedem Preis ein realer Einkaufspreis und Aufwand zugrunde liegt. Auch für das Restaurant zahlt sie sich aus, weil potentielle Gewinne nicht mehr verpasst werden: Die Preise sind bei dieser Variante konsequent marktorientiert und damit nicht zu hoch – aber eben auch nicht zu niedrig. Einziger Nachteil: Der Zeitaufwand für die Preiskalkulation ist erheblich höher, da man jeden Kostenfaktor einzeln berücksichtigen und nachprüfen muss.

Produkte in ‚Verkaufsschlager’ und ‚Trantüten’ einteilen

Um einen genauen Überblick über Erfolg und Misserfolg seiner angebotenen Produkte zu bekommen, lohnt sich ihre Klassifizierung:

• ‚Stars’ sind Speisen und Getränke, die überdurchschnittlich oft bestellt werden und gleichzeitig überdurchschnittliche Deckungsbeiträge erzielen.
• Produkte, die seltener bestellt werden, aber trotzdem einen hohen Deckungsbeitrag haben, werden als ‚Puzzle’ bezeichnet.
• ‚Renner’ sind Speisen oder Getränke, die sehr häufig bestellt werden, aber nur Deckungsbeiträge aufweisen.
• Produkte, die beide Voraussetzungen nicht erfüllen, also weder oft genug bestellt werden, noch einen vernünftigen Deckungsbeitrag erzielen, werden ‚Penner’ genannt. Sie sollten schnellstmöglich aus dem Angebot genommen und ersetzt werden.

Um das auch visuell deutlich zu machen, ist ein Whiteboard hilfreich. Nach regelmäßigen Überprüfungen der Produkterfolge werden dort die Vermerke auf dem Whiteboard angepasst.

Kein Geiz beim Marketing in der Gastronomie

Neben der Kalkulation von Preisen ist auch die Kostenaufstellung für Werbung und Marketing wichtig. Die besten Preise in der Karte bringen nun mal nichts, wenn keiner weiß, dass es sie oder das Restaurant überhaupt gibt. Dafür wird definiert, welchen Eindruck der Betrieb in der Öffentlichkeit machen will und über welche Kanäle das gelingt. Danach erfolgt die Anpassung der Maßnahmen an ein Budget, das realistisch ist. Zu hohe Kosten für das Marketing können finanzielle Probleme an anderen Stellen auslösen. Zu wenig Geld für die Werbung einzuplanen, kann jedoch ebenso zu geringen Umsätzen führen, weil es für die notwendigen Maßnahmen nicht ausreicht. Tipps für die richtigen Maßnahmen liefern auch Agenturen aus diesem Bereich.

Mitarbeiter kalkulieren nicht vergessen

Nicht nur das Thema Kalkulation der Preise ist für den finanziellen Erfolg eines Gastro-Betriebes ausschlaggebend – die Personalplanung muss ebenfalls durchgeführt werden. Ansonsten generieren die Speisen womöglich genügend Umsatz, während zu viel oder wenig Mitarbeiter dennoch zu roten Zahlen führen.

> Tipps zur optimalen Personalplanung

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