Personalplanung Gastronomie

Personal suchen, finden und binden - 10 Tipps damit das richtige Personal kommt und bleibt

Die Personalplanung ist gerade in der Gastronomie ein leidiges Thema, stellt sie doch eine besondere Herausforderung dar. Die Uhren der Gastro-Welt ticken für gewöhnlich anders als in anderen Branchen. Nicht jeder Arbeitstag benötigt dieselbe Anzahl von Mitarbeitern, da auch nicht immer der Aufwand gleich hoch ist. Dazu können sich noch weitere Probleme wie beispielsweise Krankheitsfälle gesellen, die alles zusätzlich erschweren. Die Personalplanung muss aber nicht in einem unüberwindbaren Chaos enden, wenn man sich den folgenden zehn Punkten bewusst wird und sie beachtet:

 

1. Bedarf, Stundensätze und Personalwünsche unter einen Hut kriegen

Die Erstellung eines Dienstplanes nimmt in jedem Gastronomiebetrieb Zeit in Anspruch: Es muss je nach Bedarf entschieden werden, wie viele Mitarbeiter kommen sollen und wer von ihnen. Bei jedem einzelnen muss entsprechend seiner Anstellung geschaut werden, wie viele Stunden er leisten muss und wie oft er dementsprechend auch in den Schichtplan gehört. Dabei dürfen allerdings auch die Wünsche und Anliegen der Beschäftigten selbst nicht vergessen werden. Manchen liegt die Tagesschicht eher, andere blühen als Nachteulen auf. Gelegentlich kommt auch noch ein Geburtstag, Termin oder Urlaub in die Quere. All diese Punkte müssen im Dienstplan miteinander vereinbart werden. Dabei werden nicht immer alle gleich glücklich, aber mit dieser Konsequenz muss ein Gastronom umgehen können.





 

2. Umsatz gegen Personalkosten

Einer der wichtigsten Faktoren in jedem Unternehmen ist der Umsatz. Der muss nämlich stimmen, um einen Betrieb aufrecht zu erhalten. Als in der Regel größter Kostenpunkt, ist der Personaleinsatz in eine effektive Relation zum Umsatz zu bringen. Eine falsche Planung und zu hoher Personaleinsatz führen auch bei den besten Zahlen zu einem schlechten Geschäft. Es muss also immer im Auge behalten werden, das Personal dem Aufwand des Tagesgeschäftes anzupassen. Zu viele Mitarbeiter verursachen hohe Kosten und zu wenig führen zwangsläufig zu schlechterem Service, was auf Dauer mit weniger Kundschaft bestraft wird.

 

---

Frag Paul

Mit Frag Paul Schichtpläne einfach und unkompliziert erstellen





---

 

 

3. Laufenden Betrieb erfolgreich halten

Jeder Bereich der Gastronomie – von der Küche, über die Theke, bis zum Service – hat seinen eigenen Personalbedarf. Während in der Mittagszeit die Küche ebenso gut besetzt sein muss wie der Service, ist es in den Phasen bis zur nächsten Stoßzeit nicht sinnvoll, das vollständige Küchenteam vorzuhalten. Beim Abendgeschäft sollte aber wieder genug Personal vor Ort sein. Das abzustimmen und zu wissen, wann viele und wann weniger Kunden kommen, ist Erfahrungssache.





 

4. Art der Gastronomie bestimmt den Aufwand

Auch wenn sich die Stoßzeiten in allen Gastronomiebetrieben in der Mittags- und Abendessenszeit ähneln, ist nicht jeder Betrieb gleich. In einem 5-Sterne-Restaurant wird erfahrungsgemäß mehr Personalaufwand benötigt als im kleinen Bistro. Das gehobene Restaurant bietet meist auch einen gehobeneren Service an, während das Bistro vielleicht eine einfache Philosophie pflegt.



5. Hohe Kosten zu Beginn

Gerade wenn eine Gastronomie neu eröffnet wird, sollte man im Zweifel eher zu viel als zu wenig Personal einplanen. Zu Beginn muss sich das Unternehmen meist erst bei den Kunden beweisen und einen Namen machen. Wenn der Anfang von langen Wartezeiten und überfordertem Personal geprägt ist, wird es schwierig, einen schlechten Ruf wieder loszuwerden – selbst wenn der schlechte Service nur eine Ausnahme war.





6. Stamm- und flexibles Personal

Für den normalen Betrieb ist ein festes und zuverlässiges Stammteam wichtig. Am besten besetzen diese Mitarbeiter auch regelmäßig dieselben Schichten. Damit wird ein Grundgerüst gebildet, auf das man sich in der Personalplanung verlassen kann. Mit zusätzlichen Teilzeitbeschäftigten oder Mini-Jobbern können Stoß- und Saisonzeiten besser gehändelt werden. Diese Mitarbeiter sind meist flexibel und müssen nicht unbedingt auf einen festen Stundensatz kommen. Sie kann man bei selteneren Anlässen mit viel Personalbedarf – wie zum Beispiel Feiern und Hochzeiten – einsetzen. Damit wird auch das Stammteam entlastet.



7. Unvorhersehbare Probleme

Gerade die Gastro-Branche ist kein geeignetes Pflaster für feste Muster. Man muss flexibel sein und sich auf wechselhaften Betrieb – wie beim Wetter – einstellen. Das gilt auch für das Personal. Wenn beispielsweise die ganze Woche Regen und Sturm vorausgesagt wurde und sich plötzlich strahlend blauer Himmel mit Sonnenschein auftut, ist es sehr wahrscheinlich, dass mehr Gäste kommen werden. Hier kommt das Personal schnell an seine Grenzen und braucht Verstärkung. Oder auch wenn gehäufter Krankheitsfälle auftreten, kann es zu Personalmangel kommen, der nicht so leicht gelöst werden kann. Eine Maßnahme ist hier ein Bereitschaftsdienst, bei dem bestimmte Mitarbeiter bis zu einer vereinbarten Uhrzeit auf Abruf stehen und im Notfall eine Lücke im Dienstplan ausfüllen können.





8. Hohe Fluktuation beim Personal

Flexiblere Stellen in der Gastronomie – wie Mini-Jobs – werden oft von Personen besetzt, die hauptberuflich einer anderen Tätigkeit nachkommen oder noch in der Ausbildung sind. Da sich die Lebenssituation bei diesen Mitarbeitern so häufiger verändert, ist die Fluktuation in Gastro-Betrieben besonders hoch. Deswegen ist es wichtig, regelmäßig neue Teammitglieder zu rekrutieren, um alle Lücken auszugleichen und nicht in Engpässe zu kommen.



9. Allrounder-Personal einplanen

Eine weitere Möglichkeit, im Notfall Personalausfälle auszugleichen, sind sogenannte „Springer“. Diese Mitarbeiter sind in allen wichtigen Bereichen zumindest in den Basics ausgebildet. So können sie zum Beispiel als Zuarbeiter in der Küche oder an der Theke aushelfen, auch wenn sie zunächst für den Service eingeplant waren. Das geht natürlich nur, wenn nicht alle Arbeitsbereiche gleichzeitig brennen oder zumindest ein Puffer bei der Personalplanung berücksichtigt wurde.





10. Möglichkeiten der Planung – einfach von Hand oder effizienter digital

Möglichkeiten der Planung – einfach von Hand oder effizienter digitalEs gibt viele Möglichkeiten, einen Dienstplan auch jenseits von Stift und Papier zu erstellen. Zum Beispiel gibt es Online-Tools, bei denen Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten bis zu einem bestimmten Zeitpunkt von Zuhause aus eintragen und verändern können. Darin werden dem Personalplaner die verfügbaren Mitarbeiter pro Arbeitstag angezeigt. Wer es analog lieber mag, kann natürlich auch eine Schiebetafel nutzen, bei der die Namen hin- und hergeschoben werden können. Sollte jemand nicht mit seinen Arbeitswünschen rausrücken, muss man ihm aber leider trotzdem hinterher rennen. Die Gefahr, Fehler aus einem verschmierten Wunschdienstplan zu übernehmen wird auch reduziert. Es gibt darüber hinaus auch clevere Tools, die anhand der vergangenen Umsatzwerte Prognosen für die zukünftige Personalplanung erstellen.






Den größten Vorteil bei der Personalplanung bekommt man allerdings durch Erfahrung. Da jedes Unternehmen eigene An- und Herausforderungen hat, gibt es nicht den absoluten Masterdienstplan. Mit der Zeit kristallisiert sich heraus, wann Stoßzeiten sind, und wann eher weniger Mitarbeiter gebraucht werden. Um aber nicht nach dem zweiten Dienstplan eine Burn-Out-Attacke zu erleiden, ist es durchaus sinnvoll, die genannten Ratschläge zu beherzigen. Dabei kann es natürlich immer zu unvorhergesehenen Ausnahmesituationen kommen, allerdings ist auch hier ein ruhiger Kopf gefragt. Insbesondere mit wachsender Erfahrung wird auch eine zunächst chaotische Personalplanung zum Erfolg.

> Zurück zu den 10 Schritten zum eigenen Restaurant