Tools fürs Teamwork: Digitale Zusammenarbeit in der Gastronomie 

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Die Digitalisierung bringt der Gastronomie nicht nur in Abläufen wie Beschaffung, Bezahlung oder Schichtplanung viele Vorteile: Auch für die Zusammenarbeit im Bereich Planung, Produktion oder Ideenentwicklung gibt es mittlerweile eine Vielzahl interessanter Lösungen. Wir stellen sie vor. 

Kommunikation 

In vielen Betrieben des Gastgewerbes werden WhatsApp-Gruppen (bzw. Gruppenchats vergleichbarer Dienste) genutzt. Das scheint erst einmal praktisch für die schnelle Information zu sein, allerdings wird die Kommunikation schnell unübersichtlich, wenn man zurückscrollen muss, um einen bestimmten Themenpunkt wiederzufinden. Das Gleiche gilt für Mailverläufe, zumal wenn es viele Empfängerinnen und Empfänger und entsprechend viele Rückmeldungen gibt. Die clevere Alternative stellen Instant-Messaging-Dienste wie Slack, Stackfield oder Fleep dar, um nur einige zu nennen. Der Unterschied ist, dass sich hier verschiedene Kanäle einrichten lassen (zum Beispiel nur für die Küche oder nur für Führungskräfte) und alles deutlich übersichtlicher und besser geordnet ist. Auch das Durchsuchen ist einfacher. Zudem lassen sich die meisten dieser Dienste mit anderen wie z.B. Datenspeicherung, E-Mail, Projektmanagement oder Online-Kalender kombinieren.

 

Verteilung und Kontrolle von Aufgaben

Projektmanagement-Tools wie Trello oder Meistertask mögen, wenn man zum ersten Mal auf eines ihre Tableaus draufschaut, vielleicht etwas komplex wirken. Doch sie sind tatsächlich ungemein praktisch, denn mit ihnen können Führungskräfte Aufgaben beschreiben und zuteilen – sowohl einzelnen Personen als auch Gruppen für die Zusammenarbeit. Diese Aufgaben lassen sich dabei sowohl von links nach rechts zeitlich, etwa entlang der Öffnungstage, als auch von oben nach unten je nach Priorität ordnen. Es können dabei täglich wiederkehrende to dos und Checklisten eingetragen werden, die von den Beauftragten erledigt und abgehakt werden (und somit nicht vergessen werden), und ebenso lassen sich spezielle Termine oder Projekte mehrerer Personen über einen bestimmten Zeitraum eintragen. Inklusive Fortschritt des Prozesses. Welche Cateringaufträge stehen im Folgemonat an? Wer kümmert sich um die Abwicklung der Wartung des Dienstleisters XY? Wo stehen wir bei der Planung der neuen Getränkekarte? All das lässt sich mit diesen Tafeln darstellen und dokumentieren. Bei der Nutzung sollte allerdings darauf geachtet werden, dass es nicht in Bürokratie ausartet. Es geht um Standards und um größere Aufgaben. Das kurzfristige „kannst du bitte mal eben“ einzutragen, ist gegebenenfalls überflüssig.

 

Datenspeicherung / Datenzugriff

Schriftliche Rezepte, Speisekarten, Handbücher, Dokumente für zu erbringende Nachweise und für Ämter, aber auch Fotos oder Pressetexte: Daten rund um die Gastronomie lassen sich heute bequem in der Cloud speichern und müssen nicht (nur) auf einer Festplatte liegen, die jederzeit kaputt gehen kann. Sicherheit und bequeme Nutzbarkeit sind dabei das A und O – es gibt hierfür eine Vielzahl von Angeboten. Besonders bekannt sind Dropbox oder Google Drive. Wer eine deutsche Alternative bevorzugt (was ggf. Datenschutz-Vorteile haben kann), findet sie z.B. bei Strato oder Owncloud, um nur zwei Anbieter zu nennen. Praktisch ist neben der Gewissheit, dass man gegen Datenverlust geschützt ist, dass sich die Zugriffsrechte individuell vergeben lassen – zum Beispiel geschäftliche Unterlagen nur für die Geschäftsführung oder ein eigner Ordner mit Bildern und Texten für Presseanfragen.

 

Videokonferenzen

Daran hat sich die Gastronomie spätestens seit der Corona-Pandemie ja schon fast gewöhnt: Wenn sich nicht alle Teilnehmer vor Ort treffen können, stellt eine Videokonferenz-Software eine gute Alternative dar, um dennoch ein Team-Meeting abhalten zu können. Für eine Branche, in der Schichtarbeit, Aushilfskräfte mit z.B. nur einem oder zwei festen Tagen pro Woche und Ähnliches Usus sind, sprich nur selten tatsächlich alle Kolleginnen und Kollegen zur gleichen Zeit im Betrieb sind, sind Videokonferenz-Tools super praktisch. Selbst wenn jemand gerade nicht zu Hause ist: Zuschalten kann man sich auch per App. Die bekanntesten sind Zoom und Microsoft Teams (letzteres ist auch eine Lösung für die Teamkommunikation und Aufgaben-Management), es gibt aber auch hier eine Vielzahl von Alternativen, u.a. Jitsi Meet oder Webex.

 

Brainstorming und Inspiration

Zum Schluss noch einige digitale Vorschläge für die hauseigene Ideenentwicklung bzw. das Sammeln von Eindrücken. Viele Betriebe nutzen ein großes Stück Papier, auf das beim Team-Meeting Post-it-Aufkleber mit Ideen geschrieben werden – doch wohin damit danach? Und wie geht es weiter mit den Ideen und sich daraus entwickelnden Aufgaben? Die Lösung trägt Namen wie Miro, Padlet oder Conceptboard – im Prinzip sind sie alle digitale Moodboards, auf denen sich nicht nur (virtuelle) Zettel aufkleben lassen, sondern auch Fotos, Grafiken, Videos und andere Dinge einbauen lassen. Mit etwas Routine lassen sich mittels dieser Werkzeuge Ideen sehr gut nicht nur festhalten, sondern auch immer weiter entwickeln, anpassen und überprüfen – und das ortsunabhängig und gemeinsam. Beispiel: Das Unternehmen möchte mehr für seine Nachhaltigkeit tun. Erste Ideen, konkrete Aufgaben, Ziele und Meilensteine auf dem Weg dorthin werden für alle Involvierten damit greifbar und aufrufbar. Hat man irgendwo in einem anderen Restaurant was Spannendes entdeckt, das man selbst machen könnte? Etwas gelesen, gehört oder gesehen, das man mit den anderen teilen will? Notizen gemacht oder was Cooles abfotografiert? Dafür wiederum eignen sich Bookmarking-Services wie Pocket oder Evernote hervorragend – denn mit ihnen können Inspirationen dann wieder hervorgeholt werden, wenn es darum geht, neue Ideen fürs Unternehmen zu entwickeln.

 

Fazit

Die vorgestellten Digitalisierungs-Tools sind nur einige von vielen Technologien, die die Arbeit im Gastgewerbe, von der Gastro bis zur Hotellerie, unterstützen und Innovation voran treiben können. Es ist davon auszugehen, dass in Zukunft immer mehr auch kleine Unternehmen wie Restaurants, Cafés, aber auch Hotels im Rahmen ihrer Möglichkeiten und Notwendigkeiten auf digitale Systeme dieser Art zugreifen werden. Darum ist es sinnvoll, sich ein eigenes Konzept zu erarbeiten, entsprechende Investitionen einzuplanen und sich auch die benötigten IT-Kenntnisse anzueignen. Vielleicht gibt es ja schon Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die fit in diesem Thema sind und bei der Einrichtung, Umsetzung und Einführung der Tools unterstützen können? Und: Je routinierter und effektiver die neue Technologie genutzt wird, desto mehr Zeit bleibt auch für das Analoge und das Wichtigste – die Gäste.

 

Achtung, Datenschutz!

Digitalisierung bietet viele Vorteile, aber bringt auch Herausforderungen mit sich. Unternehmen sollten darauf achten, DSGVO-konforme Software zu verwenden. Ansonsten kann es zu Abmahnungen oder anderen Unannehmlichkeiten kommen. Deshalb sollte im Zweifelsfall immer die Datenschutz-Konformität beim Anbieter nachgehalten werden. Auch das Thema IT-Sicherheit spielt in diesem Zusammenhang eine wichtige Rolle. Im Zweifelsfall sollte ein Dienstleister beauftragt werden, der den Gastronomen bzw. die Gastronomin unterstützt.  

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